Bagi Penyelesaian Isu Kekurangan Ruang Simpanan Rekod Perubatan.

Pengenalan

Secara keseluruhannya pada masa kini terdapat 143 buah hospital bernaung dibawah Kementerian Kesihatan Malaysia. Jumlah ini merangkumi sebanyak 127 buah hospital pengurusan secara manual (88%) dan hospital IT sebanyak 16 buah (12%). Pengurusan secara Manual disini bermaksud hospital-hospital tersebut masih memerlukan dan menggunakan rekod-rekod perubatan fizikal didalam perawatan pesakit dan mengaplikasi IT secara minima didalam tugasan harian.

Masalah utama yang dihadapi oleh hospital-hospital ini adalah dari segi kekurangan ruang penyimpanan rekod perubatan pesakit. Rekod perubatan pesakit biasa perlu disimpan selama 7 tahun dari tarikh akhir pesakit mendapat rawatan, baharu boleh dilupuskan. Kecuali bagi rekod-rekod perubatan Pediatrik dan Obstetrik tempoh penyimpanan adalah selama 21 tahun, manakala bagi pesakit mental akan dilupuskan 3 tahun selepas dari tarikh kematian pesakit.

Takrifan

Rekod perubatan pesakit (RPP) adalah kompilasi maklumat berkaitan kehidupan dan kesihatan pesakit. Ia termasuk data-data penyakit yang dialami pada masa kini dan lampau serta rawatan yang diterima oleh pesakit yang dicatat oleh anggota kesihatan yang terlibat dalam rawatan/penjagaan kesihatan kepada pesakit berkenaan. Tujuannya adalah untuk kesinambungan rawatan kepada pesakit tersebut. Di samping itu rekod perubatan pesakit juga digunakan untuk penyelidikan penyakit dan pengumpulan statistik kesihatan.

Langkah Awal

Pengimbasan rekod perubatan pesakit memerlukan perancangan teliti, iaitu dari segi sumber manusia, peralatan serta sistem yang akan digunakan untuk mengesan rekod-rekod yang di perlukan. Ia juga memerlukan kos yang agak tinggi untuk membangunkan suatu sistem pengesanan rekod perubatan pesakit yang benar-benar efisyen.

1. Perlu buat keputusan sama ada anggota rekod perubatan sendiri yang akan membuat proses imbasan atau melantik kontraktor luar untuk melakukannya. Penggunaan kontraktor luar akan meningkatkan kos yang digunakan untuk membayar mereka.

2. Sumber manusia

• Sekiranya imbasan dilakukan oleh anggota rekod perubatan, pada awalnya ia akan memerlukan tambahan tenaga kerja yang ramai untuk melakukan proses imbasan; kerana terdapat anggota yang akan membuat proses imbasan, dan ada anggota yang akan membuat carian rekod perubatan pesakit pada masa yang sama. Ini akan menambah beban kerja sedia ada.  

3. Peralatan

• Bergantung kepada bilangan katil di hospital. Hospital yang mempunyai kapasiti katil yang banyak sudah pasti memerlukan peralatan yang lebih banyak berbanding hospital yang mempunyai kapasiti katil yang rendah. Contohnya mesin pengimbas berkapasiti besar, server yang besar, dan komputer yang banyak.

Polisi Kementerian Kesihatan Malaysia

Setakat ini pihak Kementerian Kesihatan Malaysia tidak mempunyai polisi khusus berkaitan pengimbasan rekod perubatan pesakit. Ini adalah kerana buat masa sekarang mahkamah di Malaysia masih menerima pakai rekod perubatan fizikal sekiranya terdapat kes-kes melibatkan perundangan (bagi hospital berpengurusan secara manual).

Kebaikan

1. Mengurangkan masalah kehilangan rekod perubatan pesakit.

• Sekiranya rekod perubatan tidak/lewat dijumpai, imbasan yang terdapat di dalam sistem boleh digunakan sebagai rujukan untuk kesinambungan perawatan pesakit. Jadi pesakit boleh mendapat rawatan mengikut masa yang telah ditetapkan.

2. Mudah untuk mengesan rekod perubatan pesakit.

• Berbanding dengan sistem manual yang memerlukan masa untuk mengesan rekod perubatan pesakit. Hanya perlu menyemak di dalam sistem kerana setelah diimbas akan dimuat naik kedalam sistem.

3. Menjimatkan kos/sumber manusia.

• Dapat mengurangkan sumber manusia untuk membuat carian rekod perubatan. Pejabat rekod tidak perlu lagi memohon tambahan sumber manusia bagi tujuan carian rekod perubatan kerana anggota rekod tidak perlu lagi membuat carian rekod perubatan pesakit. Sekiranya memerlukan rekod perubatan pesakit, anggota jabatan klinikal akan membantu membuat carian didalam sistem.

4. Mengurangkan risiko kehilangan/salah letak rekod perubatan pesakit.

• Sekiranya terdapat kes-kes kehilangan/rekod tidak jumpa maka anggota rekod/jabatan klinikal boleh menggunakan imbasan tersebut.

5. Menjimatkan masa carian.

• Anggota rekod perubatan tidak perlu lagi mencari rekod perubatan di rak, jadi ia dapat menjimatkan masa, sekaligus memudahkan kerja-kerja harian.

Keburukan

• Rekod fizikal masih lagi perlu disimpan walaupun pengimbasan rekod perubatan pesakit telah dibuat. Oleh ituTidak mengurangkan masalah ruang simpanan.
• Kos mahal untuk membangunkan sistem.Kos untuk peralatan dan juga kos penyelenggaraan sistem mahal.
• Sekiranya tiada sistem untuk mengesan rekod-rekod yang telah diimbas, masih lagi memerlukan sumber manusia untuk mengesan rekod-rekod tersebut.
• Masih perlu mencari rekod perubatan fizikal kerana setiap kali pesakit masuk wad, wad akan menghantar nombor pendaftaran yang baru kepada pejabat rekod untuk dimasukkan kedalam rekod perubatan pesakit. Ini masih tidak mengurangkan kerja di pejabat rekod. Begitu juga sekiranya pesakit datang untuk temujanji klinik pejabat rekod masih perlu mencari rekod perubatan pesakit untuk dimasukkan helaian nota pesakit yang baru.

Kesimpulan

Sebagai kesimpulannya, pengimbasan rekod perubatan pesakit dapat mengurangkan penggunaan sumber manusia di pejabat rekod perubatan, namun begitu ia agak sukar dilaksanakan buat masa sekarang disebabkan oleh kekangan kewangan. Proses pengimbasan memerlukan kos yang tinggi, tambahan pula sekiranya melibatkan vendor luar. Sekiranya melantik vendor luar pula perlu lebih berhati-hati kerana terdapat kes hospital yang menjalankan projek pengimbasan rekod perubatan pesakit mengalami kegagalan. Hal ini menyebabkan kerugian di pihak pejabat rekod perubatan dan klinikal serta pihak yang mengeluarkan bajet kerana imbasan dibuat tetapi tidak dapat digunakan.