Penyediaan Laporan Perubatan Yang Efektif

Pengenalan

Laporan Perubatan didefinisikan sebagai dokumen yang disediakan oleh Pengamal Perubatan berdaftar atau Pengamal Pergigian berdaftar yang berkhidmat dengan Kerajaan Malaysia (Akta Fi 1951-Perintah Fi (PERUBATAN) 1982) mengenai masalah kesihatan dan rawatan yang diperolehi oleh seseorang pesakit di hospital atau mana-mana kemudahan kesihatan berdasarkan rekod perubatan pesakit tersebut.

Laporan Perubatan terbahagi kepada 3 jenis yang utama, iaitu:

1. Laporan Perubatan Biasa yang disediakan oleh Pegawai Perubatan
2. Laporan Ringkas / Pendapat disediakan oleh Pakar
3. Laporan Perubatan Terperinci disediakan oleh Pakar

Permohonan Laporan Perubatan boleh dibuat samada melalui pos ataupun pemohon datang sendiri ke kaunter perkhidmatan unit / jabatan Rekod Perubatan di mana pesakit mendapatkan rawatan. Proses penyediaan Laporan Perubatan hanya dilaksanakan setelah permohonan Laporan Perubatan adalah lengkap termasuk bayaran dan mematuhi semua prosidur yang telah ditetapkan.

Pengurusan Laporan Perubatan yang efektif sangatlah diperlukan bagi membantu pesakit mendapatkan pampasan yang setimpal dengan kecederaan / penyakit yang dihidapi. Ia juga dapat membantu mempercepatkan pengurusan tuntutan yang berkaitan dengan perundangan, mahupun pengurusan di pihak jabatan / majikan pesakit sendiri.

Ciri-Ciri Pengurusan Laporan Perubatan Yang Efektif

1. Proses kerja yang dipermudahkan

• Proses kerja penyediaan Laporan Perubatan yang terlalu rumit meningkatkan masa menunggu bagi mendapatkan laporan Perubatan. Sebagai contoh, proses kerja menerima dan mendaftarkan Laporan Perubatan boleh disatukan. Begitu juga dengan proses kerja carian rekod, buka fail dan serah kepada Pakar / Pegawai Perubatan juga boleh disatukan.

2. Mengurangkan tempoh carian rekod dan tempoh hantar kepada Pakar / Pegawai Perubatan

3. Mengurangkan tempoh yang diberikan kepada Pakar / Pegawai Perubatan untuk menyediakan draf Laporan Perubatan. Sebagai contoh, 3 hari untuk Hospital Daerah / Pakar Minor dan 5 hari untuk Hospital Berpakar / Hospital Negeri. Surat Peringatan Mesra yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan akan diisukan jika didapati gagal mematuhi perkara ini. Ia juga turut memberikan impak dalam LNPT.

4. Menyatukan semua rekod pesakit, termasuk rawatan Pesakit Luar, Pesakit Dalam, Rawatan Harian & X-Ray jika berkaitan. Ia bagi memudahkan rujukan oleh Pakar / Pegawai Perubatan untuk menyediakan Laporan Perubatan yang lengkap dan tepat. Ia juga dapat mengurangkan Masa Menunggu.

5. Memastikan Pakar / Pegawai Perubatan telah dimaklumkan tentang kepentingan penyediaan Laporan Perubatan dengan cepat, lengkap dan tepat. Ia boleh dilaksanakan melalui Borang Soalselidik, taklimat berkala, mesyuarat bersama, risalah dan sebagainya.

6. Memastikan semua pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam pengurusan Laporan Perubatan memberikan komitmen dan kerjasama sepenuhnya dalam pengurusan Laporan Perubatan yang efektif melalui perbincangan dan mesyuarat dari masa ke semasa.

7. Menggunakan sistem IT bagi menguruskan Laporan Perubatan. Sebagai contoh, penggunaan Sistem Pengurusan Pesakit (SPP), melibatkan Modul Laporan Perubatan. Ia telah mempermudahkan dan mempercepatkan proses kerja, terutamanya draf oleh Pakar / Pegawai Perubatan kerana ia boleh dibuat secara on-line. Proses kerja lama, iaitu anggotakerja Unit Rekod Perubatan menaip draf laporan yang telah disediakan, hantar untuk disemak, dipulangkan semula, ditaip semula jika salah dan proses tersebut akan berulang sehingga laporan lengkap tidak perlu dilaksanakan lagi. Ia telah mengurangkan Masa Menunggu.

Kepentingan Pengurusan Laporan Perubatan Yang Efektif

1. Mengurangkan masa menunggu pemohon bagi mendapatkan Laporan Perubatan.

• Laporan Perubatan yang diuruskan secara efektif akan mengurangkan masa menunggu pemohon mendapatkan Laporan Perubatan kerana proses kerja telah dipermudahkan dan disingkatkan melalui percantuman proses kerja yang sama / hampir sama.

2. Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan Rekod Perubatan secara khusus.

• Pemohon akan berpuashati apabila mendapat Laporan Perubatan mengikut tempoh yang telah dijanjikan. Malah, pemohon akan lebih berpuashati apabila Laporan Perubatan dapat diserahkan lebih awal dari tempoh yang dijanjikan melalui pengurusan Laporan Perubatan yang efektif.

3. Mengelakkan / mengurangkan aduan awam terhadap kelewatan pengurusan Laporan Perubatan.

• Kebanyakan aduan awam yang melibatkan perkhidmatan Rekod Perubatan adalah berkaitan kelewatan Laporan Perubatan. Terdapat kes di mana Laporan Perubatan belum siap, walaupun pesakit telah meninggal dunia ( contoh : keratan akhbar Berita Harian, Rabu, 28 Jun 2000 ).

4. Meningkatkan imej unit / jabatan Rekod Perubatan, pihak jabatan serta pihak atasan (KKM).

• Pengurusan laporan perubatan yang efektif hasil dari proses kerja yang sistematik dan komitmen yang tinggi dari semua anggotakerja yang terlibat akan memberikan impak yang positif terhadap imej unit, jabatan dan pihak atasan.

5. Membantu pemohon menguruskan tuntutan / pampasan / keperluan yang berkaitan dengan lebih cepat.

• Laporan Perubatan yang diperolehi dengan cepat oleh pemohon akan mempercepatkan proses mendapatkan tuntutan / pampasan serta menyelesaikan segala urusan yang berkaitan dengannya. Ia menyebabkan pemohon berpuashati dan tidak serik untuk berurusan.

6. Meningkatkan tahap kompetensi anggotakerja Rekod Perubatan.

• Proses kerja yang singkat, ditambahbaik dan dipermudahkan secara tidak langsung dapat meningkatkan tahap kompetensi anggotakerja Rekod Perubatan, terutamanya anggotakerja yang terlibat secara langsung dalam penyediaan Laporan Perubatan.

7. Meningkatkan tahap motivasi Pakar / Pegawai Perubatan dalam menyediakan Laporan Perubatan.

• Pakar / Pegawai Perubatan yang menyediakan Laporan Perubatan akan mendapati proses kerja menyediakan Laporan Perubatan bukanlah rumit sebagaimana yang dirasakan terdahulu. Ianya adalah hasil dari soalselidik, taklimat, perbincangan dan penerangan yang telah diberikan kepada mereka, di samping proses kerja yang ringkas.

8. Mewujudkan komitmen dan kerjasama (semangat kerja berpasukan) yang sepenuhnya di kalangan anggotakerja jabatan berkaitan, terutamanya yang terlibat secara langsung.

• Meningkatkan semangat kerja berpasukan di kalangan semua pihak yang terlibat dengan adanya matlamat yang sama. Ia juga dapat meningkatkan hubungan silaturrahim dan merealisasikan hasrat KKM, Kami Sedia Membantu.

Kesimpulan

Pengurusan Laporan Perubatan yang efektif sangatlah diperlukan dan penting bagi membantu pemohon menyelesaikan segala urusan yang berkaitan dengannya seperti mendapatkan pampasan / tuntutan / proses mahkamah dan sebagainya.

Ia dapat mengurangkan Masa Menunggu bagi mendapatkan Laporan Perubatan. Secara tidak langsung, ia akan mengurangkan aduan awam berkaitan kelewatan Laporan Perubatan, meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dan imej unit, jabatan serta pihak atasan.

Komitmen dan kerjasama sepenuhnya dari semua pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung sangatlah diperlukan bagi menjadikan pengurusan Laporan Perubatan yang efektif. Sokongan penuh dari Ketua Jabatan juga adalah sangat penting dalam hal ini.

Proses kerja penyediaan Laporan Perubatan perlulah disemak dan dikaji dari masa ke semasa dan hendaklah bersesuaian dengan keadaan dan persekitaran masa kini, terutama dengan adanya penggunaan teknologi maklumat (IT) yang menjadikan pengurusan Laporan Perubatan lebih sistematik dan ekektif.

Rujukan

1. Garispanduan Penyediaan Laporan Perubatan Di Hospital-Hospital Dan Institusi Perubatan (Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Bil 16/2010)
2. Laporan Projek Qa Kumpulan 3 S, Hospital Bentong Tahun 2007; (Tajuk : Ke Arah Mengurangkan Masa Menunggu Bagi Mendapatkan Laporan Perubatan : Naib Johan Konvensyen Kualiti Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Tahun 2007)