Pengenalan

Pengurusan Rekod Perubatan yang cekap di sesebuah hospital amat dititikberatkan bagi mengurangkan masa menunggu untuk mengesan rekod pesakit, memudahkan proses penyediaan laporan perubatan, dapat mengesan lokasi Rekod Perubatan Pesakit, menjamin ‘continuity of care’, pengasingan rekod tidak aktif untuk pelupusan lebih mudah dilaksanakan juga masalah misfile rekod perubatan dapat dikurangkan.

Lanjutan dari itu, mengikut surat daripada Bahagian Perkembangan Perubatan bil.KKM 87/P1/11/1(90) bertarikh 9 Februari 2007 yang telah dikeluarkan oleh pihak Kementerian Kesihatan Malaysia telah mengarahkan agar pengurusan Rekod Perubatan Pesakit menggunakan kaedah MTDFS (Modified Terminal Digit Filing System) di laksanakan di semua hospital / institusi KKM sepanjang penggal Rancangan Malaysia ke-9 (tahun 2006 – 2010) ini.

Konsep Dasar Kementerian Kesihatan Malaysia

‘One Patient One Folder’ atau ‘Single Folder’ mengikut Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Bil. 3/2005 Garispanduan Rekod Perubatan Bagi Hospital-Hospital Kementerian Kesihatan Malaysia bermaksud semua Rekod Perubatan mengenai penjagaan dan perawatan pesakit disimpan dan direkod di dalam satu folder walaupun rawatan diberikan oleh pelbagai disiplin merangkumi rekod pesakit dalam dan luar. Rekod pesakit luar adalah rekod daripada klinik-klinik pakar sahaja, tidak termasuk rekod pesakit luar daripada Jabatan Pesakit Luar dan Jabatan Kecemasan.

Konsep MTDFS Menggunakan Kad Pengenalan Baru

Konsep MTDFS membolehkan folder difailkan sama rata ke dalam petak di mana No. K/P di baca dari kanan ke kiri seperti dibawah:

1. Susunan Fail Dalam Rak MTDFS

atau

2. Susunan Fail Dalam Pigeon Hole

Dalam Rak Nombor 3, Nombor Petak 4 dan Nombor Folder 25

Susunan Dari Kanan Ke Kiri

atau

Susunan Dari Kiri Ke Kanan

Kod Warna Yang Digunakan Untuk Folder Rekod Perubatan

10 kod warna dari angka 0 hingga 9 telah dipilih oleh Kementerian Kesihatan Malaysia seperti berikut:

Contoh Fail Yang Telah Dilabel

                   Proses Kerja Ke Arah Pengurusan Rekod Menggunakan Kaedah MTDFS

A. Pemindahan Rekod Pesakit Yang Sediada

1. Mengenalpasti rak untuk digit primary (digit yang terakhir nombor K/P) misalnya No. 3 dalam No.K/P 680701-07-5243. Nombor 3 ini dinamakan nombor Rak.
2. Mengenalpasti petak untuk digit secondary (digit yang ke 11 nombor K/P) misalnya No. 4 dalam No.K/P 680701-07-5243. Nombor 4 ini dinamakan nombor Kompartment.
3. Mengenalpasti folder untuk digit tertiary (digit yang ke 9 & 10 nombor K/P) misalnya No. 52 dalam No.K/P 680701-07-5243. Dibaca dari kanan ke kiri, nombor 25 ini dinamakan nombor Folder.
4. Labelkan rak dengan nombor rak, nombor kompartment dan nombor folder yang telah dikenalpasti.
5. Asingkan rekod perubatan mengikut nombor rak, nombor kompartmen dan nombor folder.
6. Asingkan rekod perubatan yang tidak aktif bagi tujuan pelupusan.
7. Mencantumkan rekod perubatan-rekod perubatan yang dijumpai mengikut konsep ‘satu pesakit dalam satu rekod’.
8. Failkan rekod perubatan mengikut kaedah MTDFS, seperti yang dijelaskan dalam para 4.
9. Susunan fail dalam pigeon hole rak adalah seperti yang ditunjuk dalam para 5.

B. Pemfailan Rekod Pesakit Ulangan Dan Baru

1. Mencari kemasukkan yang terdahulu di dalam komputer melalui program SMRP bagi setiap discaj hospital.
2. Kesankan rekod perubatan yang lama sekiranya bukan kemasukan yang baru dan satukan rekod perubatan tersebut dalam folder pesakit yang baru seperti yang ditunjuk dalam para 7.
3. Untuk rekod perubatan kali pertama diwujudkan, menyedia folder pesakit yang baru seperti yang ditunjuk dalam para 7.
4. Tampalkan label warna ke folder pesakit untuk:
   1. • kod warna rak (kotak pertama ditepi kanan folder).
      • kod warna kompartment (kotak yang kedua).
      • Kod warna tahun (kotak yang terakhir).

                                                             *Sila rujuk ke para 6 untuk kod warna.

5. Kod Warna Tahun (mengikut angka yang terakhir tahun, misalnya tahun 2008, kod warna 8) akan ditukar ke warna tahun semasa bagi tahun hadapan sekiranya mempunyai rekod perubatan tahun yang berikutnya.
6. Menfail semula rekod perubatan mengikut kaedah MTDFS seperti yang ditunjukkan dalam para 4.
7. Susunan fail dalam pigeon hole rak adalah seperti yang ditunjuk dalam para 5.

Kebaikan Pemfailan MTDFS

1. Rekod mudah di kesan
2. Menjimatkan ruang penyimpanan
3. Pemfailan lebih sistematik

Keburukan Pemfailan MTDFS

1. Kos tinggi
2. Memerlukan kemahiran untuk mengesan rekod lebih cekap
3. Sesuai untuk lokasi yang mempunyai ruang yang besar

Penutup

Pengurusan rekod perubatan berkualiti memerlukan kerjasama semua pihak. Unit Rekod Perubatan di semua hospital telah diberi mandat dan tanggungjawab untuk menjayakan Pengurusan Rekod Perubatan dan Pemfailan mengikut kaedah ‘Modified Terminal Digit Filing System’ (MTDFS). Anggota Unit Rekod Perubatan memerlukan sokongan dan kelulusan Pengarah Hospital dari segi peruntukan kewangan dalam pembelian folder pesakit, label kod warna dan bayaran elaun lebih masa termasuk kerjasama daripada Klinik-Klinik Pakar di dalam menjayakan program ini.

Rujukan

1. Garispanduan Pengendalian dan Pengurusan Rekod Perubatan Pesakit Bagi Hospital – hospital dan Institut Perubatan Bil 17/2010.
2. Surat Bahagian Perkembangan Perubatan bil.KKM 87/P1/11/1(90) bertarikh 9 Februari 2007
3. A modified terminal digit filing system enabling the use of double colour coding: Hersey AT.  Med Rec Health Care Inf J. 1979 Feb
4. Best Practices for Terminal Digit Filing By Chris Dimick on Nov 18, 2009