Sistem Pengurusan Pesakit (SPP) Peneraju Sistem Elektronik Rekod Perubatan Di Hospital KKM

Pengenalan Dan Pembangunan Sistem

Kebelakangan ini SPP yang merupakan singkatan kepada Sistem Pengurusan Pesakit telah mula menjadi sebutan dikalangan wargakerja Kementerian Kesihatan Malaysia.

1. Tahukah Anda Apa Itu SPP?

Sistem Pengurusan Pesakit (SPP) adalah tulang belakang untuk pembangunan Hospital Sistem Information (HIS) bagi hospital-hospital Awam Kementerian Kesihatan Malaysia. SPP adalah produk tempatan dan Harta Milik Intelek sepenuhnya Kementerian Kesihatan Malaysia (Owner of Intellectual Property Right (IPR)). Ia telah dibangunkan oleh vendor yang dilantik pada tahun 2007 dan terlibat sehingga hari ini.

Versi pertama telah dilaksanakan di Hospital Tuanku Ja’afar Seremban dan Hospital Port Dickson. Versi 2 telah dilaksanakan di Hospital Raja Pemaisuri Bainun, Hospital Seremban dan Port Dickson. Hospital Kuala Lumpur, Hospital Kajang dan Hospital Tengku Ampuan Rahimah menggunakan Modul Pesakit Luar versi 2.6 di bawah projek eKL sehingga hari ini.

Pada tahun 2012, SPP telah dinaik taraf kepada versi 3.0 dan dipilotkan di Hospital Raja Permaisuri Bainun, Ipoh. Dengan pelbagai penambahbaikan yang diperlukan oleh pengguna, SPPv3 telah dinaik taraf lagi kepada versi 3.1.

Pada tahun 2014, SPPv3.1 telah dilancarkan ke 3 lagi hospital lain iaitu Hospital Tunku Ja’afar Seremban, Hospital Raja Perempuan Zainab II, Kota Bahru dan Hospital Bentong. Projek ini telah dimulakan pada bulan Februari 2014.

Keperluan SPP adalah menggantikan Sistem Pengurusan Pesakit Dalam (SPPD) yang telah diperkenalkan di semua hospital negeri dan beberapa hospital berpakar disekitar tahun 1990-an.

2. Konsep Pembangunan SPP

Konsepnya adalah selari dengan dasar, proses dan prosedur untuk KKM sejajar dengan pengguna keperluan aspirasi disesuaikan dengan persekitarannya hospital.   Pembangunan sistem dan pelaksanaan dilakukan secara berperingkat-peringkat bermula sejak tahun 2007 dibawah RMK-9. Hospital Tuanku Ja’afar, Seremban dan Hospital Port Dickson adalah pelaksana terulung bagi sistem ini dan telah digunakan sepenuhnya pada September 2008.

Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu IT dan Internet Kerjaan (JITIK) bil 3/2009 yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Negara telah memutuskan “KKM akan membangunkan sistem aplikasi Hospital Information System (HIS) bagi dilaksanakan di hospital-hospital yang belum mempunyai sistem”.

3. Perlaksanaan SPP Di Lapan (8) Buah Hospital KKM

4. Modul-Modul Yang Terdapat Dalam Sistem Pengurusan Pesakit

Sebanyak 8 modul telah disediakan dalam SPPV3.0. Modul ini adalah berhubungkait dalam pengurusan maklumat pesakit di hospital.

Kitaran Sistem Pengurusan Pesakit bermula dari pendaftaran pesakit di kaunter, prosedur pesakit dimasukkan ke wad, Pengurusan “Order” ke Jabatan Patologi, Radiologi, Farmasi, Diet dan Catering, yangmana ianya boleh diakses ke Modul Pengurusan Bil dan Bayaran dan seterusnya   capaian kepada Modul Pengurusan Rekod Perubatan. Urusan temujanji juga boleh diaplikasikan melalui Sistem Pengurusan Pesakit ini. Pengurusan maklumat staff seperti Rosters, Shift dan cuti juga dapat diuruskan dalam sistem ini.

5. SPP Sebagai Peneraju Sistem Elektronik Rekod Perubatan

Di manakah peranan Sistem Pengurusan Pesakit (SPP) sebagai peneraju sistem Elektronik Rekod Perubatan di Hospital KKM?

Modul yang dibangunkan adalah mengikut garispanduan dan polisi yang ditetapkan . Proses kerja perlu dipatuhi dan bersistematik, ini secara langsung membimbing pengguna lebih berdisiplin. SPPv3.1 bagi Modul Rekod Perubatan telah menyediakan 5 fungsi penting iaitu;

1. Pengurusan Fizikal Rekod Perubatan (BHT)
2. Pengurusan Laporan Perubatan / Bayaran Balik
3. Pengurusan Lembaga Perubatan
4. Pelupusan Rekod Perubatan
5. Laporan Statistik

5.1     Pengurusan Fizikal Rekod Perubatan (BHT)

Perbandingan Pengurusan Fizikal Rekod Perubatan:

Proses Kerja	Sistem Manual	Perlaksanaan SPP
Aplikasi Sistem	Tiada aplikasi sistem Pengurusan Rekod Perubatan	Aplikasi Modul Pengurusan Fizikal Rekod Perubatan di Jabatan Rekod Perubatan Wad/ klinik/ daycare.
Kemasukan Pesakit Di Wad	Daftar Pesakit di dalam Buku Daftar Proses menyalin mengambil masa dan risiko kesilapan.	Daftar Dalam Sistem SPP Data biografi akan digunakan bagi setiap maklumat.
Pesakit Discaj: Despatch Fizikal Rekod Perubatan Ke Jabatan Rekod	Buku digunakan untuk menyenaraikan rekod berkenaan sebagai bukti penghantaran dari wad dan tandatangan diturunkan sebagai penerimaan di Jabatan Rekod Perubatan. Proses pengulangan menyalin maklumat dan risiko kesilapan dan membazir masa	Proses penghantaran melalui sistem (send) dan bukti penerimaan di Jabatan Rekod Perubatan (received): Ini menjimatkan masa.
Proses Peminjam Dan Pemulangan Fizikal Rekod Perubatan	Penggunaan Tracer untuk peminjaman dan diserahkan dengan penggunaan buku despatch. Mengulangi proses penyalinan maklumat	Pinjaman, kelulusan, makluman dan pemantauan dibuat   melalui talian: Maklumat didokumenkan lebih tersusun dan sistematik. Mudah untuk semakan.
Laporan Pengurusan Fizikal Rekod Perubatan	Perlu sediakan reten harian, bulanan dan tahunan Melambatkan proses dan adakalanya tidak tepat	Dijana secara automatik dari sistem Lebih yakin dan cepat. Data disimpan secara sistematik dalam tempoh yang panjang.
Pemantauan	Lokasi Rekod Pesakit sukar dikesan kerana dibuat secara manual.	Mudah, cepat dan efisyen.

5.2 Pengurusan Laporan Perubatan / Bayaran Balik

Laporan Perubatan merupakan dokumen yang dikeluarkan di Jabatan Rekod Perubatan berdasarkan permohonan bagi kes-kes berkaitan dengan pihak insuran, guaman dan lain-lain.

Melalui SPPv3.1:

a. Pegawai Rekod Perubatan atau pegawai di Jabatan Rekod Perubatan boleh menguruskan permohonan, bayaran, mengemaskini status permohonan melalui sistem dengan mudah dan cepat oleh petugas di Jabatan Rekod Perubatan.

b. Surat menyurat dijana secara automatik mengikut format yang ditetapkan dari sistem

c. Pemantauan Penyediaan Laporan Perubatan lebih mudah dan cepat

d. Pegawai / Pakar perubatan boleh:

• Key In Report (Proses menaip laporan perubatan) melalui sistem dalam format yang disediakan, mudah dan cepat untuk disempurnakan.
• Pertanyaan Penyata Bayaran Balik Pegawai & Pakar Perubatan.

e. Laporan pencapaian penyediaan Laporan Perubatan secara automatik dari sistem.

Proses pengurusan Laporan Perubatan secara elektronik dalam SPPv3.1 juga memastikan setiap proses kerja perlu dipatuhi, contohnya bayaran perlu dijelaskan sebelum proses selanjutnya. Amalan yang tidak selari dengan polisi atau garispanduan tidak dibenarkan samasekali dalam SPPv3.1

5.3 Pengurusan Lembaga Perubatan

Pengurusan Lembaga Perubatan digunakan untuk menguruskan permohonan mewujudkan lembaga perubatan.

Melalui SPPv3:

• Pegawai Rekod Perubatan boleh mendaftarkan permohonan dalam sistem
• Semua proses kerja akan dikemaskini dalam sistem
• Surat menyurat dalam Format yang ditetapkan boleh dijana terus dari sistem
• Laporan Lembaga Perubatan boleh di Key In dalam Sistem
• Laporan bulanan/ tahunan boleh dijana terus dari sistem dan ianya lebih tepat dan cepat.

5.4 Pelupusan Rekod Perubatan

• General Disposal (Pelupusan rekod Perubatan) adalah proses untuk menjana senarai pelupusan rekod pada tarikh yang ditetapkan.
• Melalui fungsi ini rekod perubatan yang telah cukup tempoh penyimpanan dan mematuhi syarat pelupusan akan disenaraikan untuk tujuan tersebut.
• Walaubagaimana modul ini masih belum digunakan kerana data rekod perubatan yang didaftarkan dalam sistem masih belum mencapai tempoh pelupusan.

5.5 Pengurusan Laporan Statistik

Sejarah Pengumpulan Statistik di Jabatan Rekod Perubatan sebagai Data Bank.

5.5.1 Era Sebelum Tahun 1990an:

Semua Maklumat Pesakit didokumenkan secara manual.

5.5.2 Era Tahun 1991- sehingga 2015:

Unit IDS (PIK) telah memperkenalkan:
1991-1994 Sistem Medical Care (MC)
1994-1998 Hospital Management Information System 2 (HMIS 2)
1999-2011 Sistem Sistem Maklumat Rawatan Pesakit (SMRP)
2012 –2015 Sistem Maklumat Rawatan Pesakit Web Base (SMRP Web Base)

• Bagi hospital yang telah disediakan Sistem Pengurusan Peskit Dalam (SPPD), maklumat demografi diUPLOAD dan diDOWNLOAD ke Wad dan Unit Rekod Perubatan. Diagnosa di kod dan diKey In dalam komputer di jabatan Rekod .

• Hospital Tanpa SPPD masih mendaftarkan pesakit secara manual dalam Buku Daftar Pesakit. Maklumat demografi di Key In dalam Aplikasi Sistem selepas pesakit Discaj bersama Diagnosa yang telah dikod.

• Prestasi Data Harian dikumpulkan dalam Borang Bancian Harian Wad PD 103 dan maklumat di Key In dalam Sistem MC/HMIS 2/ SMRP/ SMRP Web Base. Laporan dijana untuk reten bulanan/tahunan mengikut format yang disediakan.

5.5.3 Era selepas SPP di perkenalkan:

Tahun 2008 sehingga sekarang

• Komputer dibekalkan disetiap lokasi yang terlibat dengan 8 modul SPP.
• Maklumat dari Pendaftaran Pesakit dihubungkan terus kepada modul-modul berkaitan.
• Penyeragaman maklumat dan Sticker Pengenalan di Folder Rekod Perubatan
• Maklumat Statistik pesakit mengikut proses kerja kemasukan pesakit
• Maklumat PER PD 103 tidak perlu di Key-In di Unit Rekod Perubatan. Tiada duplikasi tugas dan dan menjimatkan tenaga kerja.
• Diagnosis di Key In dari wad oleh Pegawai Perubatan semasa di rawatan ke atas pesakit terus dari Reten dijana terus dari SPP dapat mengatasi tulisan yang tidak boleh dibaca.

??

Setelah Sistem Pengurusan Pesakit (SPP) diperkenalkan, Pendaftaran Pesakit telah dibuat sepenuhnya dalam sistem. Maklumat dalam Buku Daftar PER PD 101 digantikan dalam bentuk data base dan dihubungkan dengan pengurusan pesakit di wad dan klinik sepanjang rawatan diberikan keatas pesakit tersebut. Maklumat dari Buku Daftar yang besar telah dipindah dan disimpan dalam sistem.

 Perbandingan Pelaksanaan Sistem Manual Dengan SPP

Sebelum SPP	Selepas Perlaksanaan SPP

6. Faedah SPP

UMUM	Mengurangkan kesalahan menyalin Memendekkan masa pendaftaran Mengurangkan kesalahan pengiraan Memudahkan pemantauan bayaran pesakit Menjana laporan statistik secara automatik
KLINIKAL	Mudah merakamkan informasi klinikal asak Pemantauan masa menunggu Mudah mendapatkan sejarah pesakit Mendapatkan keputusan dan laporan dalam talian Pengesanan Rekod Perubatan Pesakit dalam talian Melaporkan laporan Perubatan dalam talian Patient Diet Order dalam talian / Doktor atas panggilan, Pesanan Dry And Night Ration Menjana laporan statistik secara automatik

7. Penerimaan SPP Dikalangan Wargakerja Hospital

Di awal pelaksanaan SPP, tidak semua wargakerja hospital dapat menerimanya dengan mudah. Usaha telah dibuat secara berperingkat dalam memastikan semua wargakerja telah bersedia untuk “Change Management”. Setelah perlaksanaan menjangkau 7 tahun, dan wargakerja telah menyedari kepentingan dan kebaikan sistem ini, mereka menunjukkan komitmen yang tinggi dalam memastikan perlaksanaan sistem ini dengan lebih berkesan.

Bagi wargakerja hospital-hospital manual yang belum dibekalkan dengan Sistem Pengurusan Pesakit ini , ternanti-nanti kehadirannya dan memohon dari Bahagian Perkembangan Perubatan, Kementerian Kesihatan Malaysia untuk dilaksanakan di hospital mereka.

8. Peranan Penolong / Pegawai Tadbir Rekod Perubatan Dalam Pelaksanaan SPP

Penolong dan Pegawai Tadbir Rekod Perubatan perlu memainkan peranan penting dalam pelaksanaan SPP ini. Jabatan Rekod Perubatan yang sinonim dengan Bank Data seharusnya memainkan peranan penting di sesebuah hospital bagi memastikan maklumat yang dikumpulkan berkualiti dan tepat. Bagi yang berkemahiran dalam pengendalian sistem perlu bekerjasama bagi merealisasikan kecemerlangan Sistem Pengurusan Pesakit.

9. Impak Pelaksanaan SPP Kepada Pengguna

Jawatan Penolong Pegawai Rekod Perubatan telah diperkenalkan dalam sejak 1986 dan telah menjangkau usia 30 tahun.   Selepas pelaksanaan Sistem Pengurusan pesakit pada tahun 2008 iaitu selepas 22 tahun perkhidmatannya, SPP akan berperanan sebagai PENERAJU SISTEM ELEKTRONIK REKOD PERUBATAN DI HOSPITAL KKM. Diharapkan perkembangan SPP Open HIS akan meningkatkan Sistem Pengurusan Maklumat Pesakit setaraf dengan Hospital Information System yang berteknologi tinggi di negara ini. Maklumat secara elektronik adalah lebih sistematik dan berkualiti.

Semakan Akhir	:	7 Februari 2017
Penulis	:	Pn. Zarimah Binti Jaafar
Akreditor	:	Pn. Siti Ajar Bt. Baharim